エクセル・ワードでファイル共有するならアルケオに

皆さんが個人的に利用しているエクセルやワードのファイルには、自作したり、フリーのテンプレートを流用したり、前任者から受け継いだものだと思います。一方で、会社から指定されたフォーマットを利用して、前者あるいは、部署単位で共有しているファイルもあるのではないでしょうか。

ここでは、そんなエクセルやワードのテンプレートの活用事例を詳細画面を交えてご紹介していきたいと思います。

履歴書（職務経歴書など）のデータベース化とファイル共有例

例えば、人材派遣会社やアルバイト社員など多くの応募者情報を管理する必要がある法人さんでは、応募者に特定のブランクフォームをメールで送り、記載されたものを返信してもらいます。会社側では、エクセルやワード書式に予め設定した箇所（名前、住所、連絡先、職歴など）の情報や値のみを応募者のファイルからコピー＆ペーストするだけで、登録者のデータベースができあがります。

二重入力や転記することなく、しかも使い慣れたエクセルやワード画面から操作が可能ですので、高価なシステム構築をせずに、日常業務の延長線上で簡易的なデータベース化が可能となります。

エクセルを利用した履歴書のフォーム例です。

ワードを利用した履歴書のフォーム例です。

業務改善提案書のデータベース化とファイル共有例

例えば、工場や研究機関、営業部門でも取りざたされる“業務改善”ですが、現場からの声をいかに有効に活用していくべきか？お悩みのご担当者や管理職の方々は少なくないと思います。大げさなシステム導入せずに、普段使いのファイルから情報共有し、提案内容や頻度、実施策の向上には、閉鎖的な情報のハンドリングに留めず、活発な意思疎通の機会として役立てる環境づくりが重要ではないかと思います。

ここでは、エクセルを使った業務改善提案と連動する改善提案検討書という二つのフォームでご覧頂きたいと思います。提案をあげる各自は、改善提案書に内容を記載して上申します。所属長や管理部門では、個々の提案内容を改善検討表として情報を集約し、データベースとして集積できるようにしておきます。

これにより他部門から出された提案内容を閲覧したり、同種の提案を部署を横断してプロジェクト化することも容易となり、業務改善行為も効率化され、より客観的なプロセス開示の機会を作りだせるのではないでしょうか。

エクセルを利用した業務改善提案書のフォーム例です。

上記の業務改善提案書を検討する一覧フォーム例（エクセル）です。

交通費精算書のデータベース化とファイル共有例

特に営業職では日常的な交通費の清算も、いつものエクセル画面から入力するだけで、データベースに必要項目だけを蓄積することができるようになります。ここでは入力されたデータのサンプルとしてアクセスをご覧頂きますが、データベースソフトは、ほとんどの場合既存のものを流用できます。

エクセルの入力フォーム例です。

入力されたデータがアクセスに蓄積された一例です。

このようにさまざまなシーンで利用されているエクセルやワードのファイルから必要な部分だけ抽出してデータベースに集約することで、プロセス管理と同時にノウハウを共有することが容易になります。

以下のアニメーションで、実際の設定や操作イメージ（拡大画像はコチラ）がご覧頂けます。