5年前にファイルサーバを導入し、業務システムも安定して稼動しています。どうやら業務システム以外に課題があるようなので、具体的な悩みを伺ったところ…
20名いる営業マンの中には、いわゆる“できる人”がいて、
「できる人の営業ノウハウを知りたい」
「あの人の作ったを企画書を参考にしたい」
「誰々さんがいないと分からない、を無くしたい」
「できる人が退職してしまうと優良顧客が離れてしまう」
「似たようなファイル名があって探したい時に見つけられない」
「マーケッティング部の調査データを参考に営業資料を作成したい」
など、営業現場の切実な要求に応えるにはどうしたら良いか？というものでした。
「それはもはや営業だけの問題ではない…」
このお客さんの“つぶやき”は、営業やシステムだけの問題ではなく、経営的にも重要な意味を持っています。
社内の円滑なコミュニケーションや基幹システムに反映されないデータの活用は、ノウハウの共有・継承という観点からも課題視されている分野です。
社員の定着率問題や転職サービスの台頭、社内ノウハウの流出懸念や技術継承の課題、いずれも企業の競争力や生産性の低下に直結する要因である、と言い換えることが出来るのではないでしょうか。
1 企業が抱えるデータのうち「システムに格納されているものは20％にも満たない」
※XMLデータベースで企業の8割を占める非構造化データを管理する
2 65％以上の人が「部署を超えた社員間でのコミュニケーションが不足」と指摘
3 63％以上の人が「経営層と一般社員との間のコミュニケーションが不足」と指摘
4 情報共有が不十分とする内容は、業務知識やノウハウとする指摘が70％以上
5 100人以上の企業から「部署間のコミュニケーション不足」が規模に比例して増大
※知識・ノウハウなど実務的な情報共有への不足感が強く、社内SNSの利用拡大が期待される
「コミュニケーションツールだけでは解決できない」
もちろん社内SNSやブログは、使いこなせればとても有効なツールだと思います。大手企業や若い世代を中心に利用者を増やしているようです。
一方で、社内コミュニケーションの延長線上に存在するのは、様々な知識やノウハウが落とし込まれたエクセルやワード等のドキュメントです。営業部署に限定しても企画書、売上計画、予算管理、商品説明資料、各種申込書、概算見積書、調査資料など…
従来の環境では、ファイルサーバにドキュメントを集約し運用することはできても、同一ファイルを営業の方々が共有・活用するには、一定の制限が発生し困難でした。また、システム化するにも、日々変化する営業現場に対応するには、コスト負担だけでなく要件定義すら容易ではありませんでした。
「やっぱりエクセルやワードで情報共有したいから」
冒頭のお客さんから相談を受けていた、そんな時、知人の紹介で「XML」という技術を使った文書管理ツールに出会ったのです。この技術規格自体は、10年近く前に基本仕様が標準化されたものです。
ただ、このツールを知った当時は、様々な背景により現実的な導入に至らなかったのですが、ここ最近とても注目を集める存在になりつつあります。
やはり多くの人が、エクセルやワードでドキュメントを作成、修正、流用しているからなのでしょう。
私自身もエクセルやワードの資料をたくさん作成してきた訳ですが、自分が「あったら良いな～」と思っていたツールは、 忘れていた古いファイルの検索機能、他の人が作った“いけてる資料”をパクる（失礼！）機能、データ単体は流用しながら表示形式を変えることができる機能、各種の無料テンプレート（出金伝票、現金出納帳、貸借対照表、資金繰り表、契約書関係、各種議事録、委任状、各種保険料率の計算書、概算見積書、企画・提案書など）をインターフェイスにして、数値やテキストをデータベースに集約出来ないか？などと言う欲張りなものでした（笑）。
そうは言っても顧客の業種や業界、業態によって抽出すべきデータの指定先は可変しますし、不要となる項目が出てくることも多々あるので、従来はそう簡単なことではなかったわけです。
でも、これからは“Shared Office”でいつものエクセルやワードを使いながら
・ひとつのドキュメントを社内で共有できる
・過去に遡って必要なデータを簡単に検索できる
・複数のファイル間を横断してデータ集計できる
・表示形式を変えて別の書式に出力できる
・アプリケーションとデータを分離して管理できる
・エクセルやワードだから簡単に操作できる
・エクセルのデザインのままウェブに出力できる※
※別途Webアプリケーションとの連携が必要です。
例えば、営業報告書、製品仕様書、顧客管理フォーム、クレーム報告書、製造進捗管理用などを、社内の統一フォーマットに決めます。各書式内で指定したセル（ワードの場合は、フォーム内に任意の指定箇所を定めてデータ抽出）の記述や数字だけデータベースに格納するように設定します。
これにより従来面倒だった複数のファイルにまたがる集計作業や異なる顧客向けに同一書式で作ったドキュメントの転用などが簡単に行えますし、製品仕様書や設計図面など部署や作業内容ごとに登録書式（画像もOK）を設定することが可能になるのです。
